我們都聽過一些老掉牙的故事,但事實上,老掉牙的其實是自己⋯⋯
今天職訓開始上「PPT簡報課」,不止 4小時而已,而是完整的 4天、扎扎實實的 28小時。對於有老花加健忘、開始罹患電腦學習恐懼症的我來說,這是開訓至今最大的考驗跟危機。
在之前的某份工作中,我曾經為了沒有善用老闆指定的資訊系統遭到嚴厲的指責。「都什麼年代了,你怎麼還在用這種老掉牙的EXCEL 表格整理資料?」老闆邊搖著頭、邊用不可思議的眼神對著我說出了這段話。
事實上,老闆說的那套系統除了功能上沒有辦法符合實務上的需求,在導入的過程中也缺乏正確的教育訓練,更重要的是我沒有系統設定的管理員權限。我心裡有一百個可以拿出來解釋的答案,但最終一個都沒法說出來。因為那真的會得罪人、尤其是自己上頭的主管。
其實,我以前參與好過幾次公司系統導入的經驗,包含了很厲害的 SAP ERP 跟 Oracle CRM,也深深體會到資訊系統帶來的神奇力量。那幾次的經驗除了培養出了自己的系統思考能力,也讓我對專案管理產生了興趣,後來還去考了一張後來根本都沒用上的 PMP 證照。當然,這些話我一個字也都沒說出口。
很多時候員工不說,不是因為不知道答案,而是覺得說了沒用、也改變不了任何現況。
◆
做了二十多年的簡報,這還真的是我第一次上 PPT 的課。坦白說一開始真的覺得有點無聊,但後來開始練習實作時,不知不覺變得越來越好玩了!尤其是那些絢麗的轉場、動畫、字型變化、跟過去老是搞不懂的母片(我只知道電影裡太空船的母艦),真的讓我每次都不覺發出了「Wow!」的大大讚嘆聲。
以前總是很討厭那些炫技的 PPT,尤其是聽幾位有名的簡報大師們說過「簡報的內容才是王道」後,我就只專注在有效的內容上,完全忽略了吸引目光加分的其他功能。雖然偶爾,自己真的會被一些很厲害的簡報吸引住。
上完了第一天的課程後,我有點後悔怎麼不早點來上這堂課,之前自己都用土法煉鋼的方式一頁頁的修改、像傻瓜般的逐項調整格式。沒想到,只要透過正確的大綱跟母片模式,就可以有效率的一次搞定。軟體真的是所有職場工作者必備的好工具跟技能,你除了得學會表面上的操作技巧,更應該理解背後的邏輯跟架構,才能夠妥善的應用、完全的發揮。
雖然已經一把年紀了,不過我的腦袋還行。雖然學的慢,但理解的很透徹、應用的很實在。
◆
不知道大家有沒有聽過這個老掉牙的故事?
有一位知識淵博的教授對禪學很有興趣,決定向一位充滿智慧的老禪師請益。兩人見面後一坐下,教授便滔滔不絕地講起了自己的觀點,在一旁的禪師只是默默地倒茶、傾聽。最後教授終於講完了,看到禪師還是默默無語,心裡覺得老禪師並沒有傳說中那麼高深、不過如此而已。
老禪師終於慢慢說話了:「讓我給您的杯子添滿水吧!」邊說邊將茶注入了教授的杯中。杯子滿了,禪師並沒有停下,繼續往杯子裡注水,直到茶水溢出、流滿了桌面。
教授見狀,急忙拿出紙巾擦水、並對禪師說:「茶水已經漫出來了,請不要再倒了!」
老禪師微笑地說著:「你就像這杯子,腦裡已經裝滿了自己對禪學的看法,卻還跑來問我。如果你想讓我說什麼是禪,你得先把自己的杯子空出來才行啊。」
教授聽了無地自容,磕頭答禮⋯⋯
◆
我常常想起這個故事,尤其是當每次遇到問題或是衝突時,我都會仔細思考著,自己究竟是那位自以為是的教授、抑或是充滿智慧的老禪師。
坦白說大部分的時間裡,我常在不知不覺中變成了水滿出來的教授。就像今早剛上課時一樣,覺得自己早懂了、都會了、沒啥好學了。但事實上,自己的理解根本連半杯水都不到,是個什麼都不會的傲慢學生。
職訓課程只剩下一個月而已,我得要好好把握每一天,拼命地把自己杯子裡的水倒光光才行。倒掉倒掉、通通丟掉。我,再也不要當那個老掉牙的自己了!
#大叔職訓日記
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【講砸了,就用「簡報」討回來!】
一直以來,
我認為會說很重要,
所以不斷鑽研表達的技術。
可是後來我發現,
說話不是每個人都練得成的,
有人就是一站上腦筋一片空白,
你要他深呼吸、變西瓜、勤練習,
他都做了,但就是沒有辦法。
我聽過很多演講和課程,
講得好跟不會講的都有,
但我特別佩服一種人,
就是他知道,
自己講話不是很吸引人,
但是透過簡報簡報,可以!
所以他把態度,
展現在簡報上:
化繁為簡、用心配色、視覺設計
聽他說話,
也許你會為他捏把冷汗;
但看見他的簡報,
你卻為他肅然起敬,
順手拿起手機拍了下來。
是的,
講不好沒關係,
我們用簡報扳回一城!
《必勝簡報154大原則》
是簡報界的武林秘笈。
原因無他,
因為他把簡報的招式心法,
全都寫進去了。
你唯一需要做的,
就是老老實實邊讀邊練。
讀完這本書,
我得到幾個有意思的啟發。
一、簡報第一步不是打開ppt
我有陣子蠻怕做簡報的,
因為一打開簡報檔,
看見一片空白,
我腦中就跟著空白了⋯⋯
讀了這本書才發現,
原來,要做簡報,
分成兩大部分:
第一部分是「事前準備」:
確認作業環境、目的設定、
製作故事線、還有搜集資訊。
第二布部分才是「製作簡報」:
建立骨架、設定排版、
統一流程、最後發布簡報。
就像畫水彩一樣,
「事前準備」就像
用鉛筆先勾勒出景物線條。
「製作簡報」就像
用水彩筆在紙上揮灑色彩。
這下,你終於知道,
為什麼打開ppt,
卻一片茫然了吧!
二、簡報不是想說什麼就說什麼
你會發現,
同樣一個意思,
不同人說起來,
給人的感受一定不同。
比方說當你說完話,
要確認對方聽懂沒,
以下兩種問法,
你會用哪一種呢?
1.這樣你聽懂了嗎?
2.我說明白了嗎?
大多數的人用的是第一種,
但這不是好的選擇,
因為當你這樣問時,
有一種上司質問下屬的感覺,
給聽者的感受其實是不好的。
可你看第二種問法,
就貼心許多,
責任不在對方聽懂沒,
而在於自己講清楚沒。
不但展現貼心,
而且達到的目的是一樣的。
溝通是如此,
而簡報就是視覺上的溝通。
如果你要做提案或分析,
「必勝簡報」告訴你,
你必須把內容,
用這樣的順序重新編排:
step1.背景:
點出現狀與願景,
並強調兩者之間的落差。
Step2.課題
深入探討
現狀與願景的落差之後,
設定應該解決的課題。
Step3.解決方案
這是重頭戲,
聽眾買不買單就靠這了。
你要直接、具體、
並給予聽眾其他選項。
Step4.效果
最後要引發對方行動,
所以你要
給出量化效果、
提出必要資源、
並交代行動計畫。
三、購物有動線,簡報也有!
你進店家購物,
看店家規劃的動線,
就知道他們有沒有為你著想。
簡報也是,
我們用簡報販售價值,
而聽眾就是顧客,
你想讓他們為你買單,
那一定要好好設定
簡報的動線。
這是我最喜歡的部分,
因為我赫然發現
「魔鬼藏在細節裡」,
裡頭很多觀念,
是我過去簡報沒注意到的。
害我一再錯失
成為簡報暖男的機會。
到底有哪些細節呢?
太多太多了,
我列一部分給你品一品。
1.閱讀順序要採Z字方向,
由左至右,由上到下。
2.頁面分割可採
「二分型」或「四分型」
3.字型用「微軟正黑體」
最利於閱讀
4.文字顏色最好用「深灰色」!
你知道為什麼不是用黑色嗎?
(賣個關子,給你到書裡找答案)
5小標題下用「底線」和「矩形」
市面上簡報書很多,
《必勝簡報154大原則》,
是我讀過談的最全面一本。
非常適合需要做簡報
報告、提案、分析的你。
如果你很會講,
學會做好簡報,
保證讓你如虎添翼!
如過你沒那麼會講,
那更要學好簡報,
因為,這是你扳回一城
的最好機會!
........................................
《必勝簡報154大原則》博客來連結:
https://reurl.cc/L3MV94
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#好簡報讓你無往不利
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