📌5 個常用的專案管理工具:曾看過有些專案經理光用 Excel 就能管理專案,心理雖然佩服,但現在已經有更多好上手、視覺化的工具可以使用,以下按照小人物的使用經驗從簡單介紹到複雜
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👉第 1 個 Todoist
非常容易上手,能做專案管理,也適合個人時間管理,透過待辦事項的清單,該專注的只有現在該做的事情,操作簡單的工具就等同於有效率
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👉第 2 個 Trello
適合小團隊,把工作項目變成一張張的便利貼,透過自由拖曳和排序,可以讓團隊隨時知道工作優先順序,也能立即調整工作項目的負責人
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👉第 3 個 Asana
當團隊規模開始變大,可以考慮使用 Asana,功能十分全面,整合了 200 多個第三方工具,例如:Google Drive, Gmail, Slack, Teams, Outlook...
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👉第 4 個 Redmine
免費的開源工具,對於產出甘特圖、資源分配、工作追蹤很有用,但因為是開源軟體,需要自己安裝,如果團隊有工程師,也能進行客製需求的開發調整
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👉第 5 個 Jira
目前小人物正在使用的工具,可同時進行專案管理、產品開發和問題追蹤,能夠自定義各種類型的任務,並且可以結合 GitHub,對管理代碼很有幫助
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🔍如果團隊或是個人常常漏東漏西,使用專案管理工具會是一個好的開始,即便是團隊運作順暢,使用管理工具能夠有效降低溝通成本,透過公開資訊建立團隊信任感,並且撰寫文字紀錄可以幫助團隊再次思考
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#魚泡泡 最近有很多朋友的婚禮或婚宴都因為武漢肺炎而延遲或取消,而許多原先準備下半年要辦理的朋友可能也會覺得很崩潰~~
至於我,原本超級不想辦這些有的沒有的事,但考慮到雙方父母熱切需要成果發表會的心情,所以還是跟我的神隊友魚麵一起辦了一場教會婚禮跟一場婚宴,婚禮是辦好了,但婚宴目前是無限期延遲的狀態~~~麻~~人生啦~~~
不過呢,就我有限的婚禮經驗來說,強力建議各位想要結婚、快要結婚、已經在準備結婚的朋友們,以「執行專案」的心情來辦理你的婚姻大事,我不管你對婚姻或婚禮這件事有多少期待,但走到執行端時,請千萬不要感情用事!
👉️👉️👉️來,跟我說三遍:不要感情用事、不要感情用事、不要感情用事。
你或許會說:蛤?婚姻跟愛情有關,怎麼可能不感情用事?
是的,我相信你一定是愛著對方才會願意結婚、舉辦婚禮來讓大家參加跟見證你們的愛情,但正是因為愛著對方、希望一輩子走下去,我才要說:「不要感情用事。」
⭐️翻成白話文,就是:「你他媽的擦亮眼睛、看清楚現實啊!!!!!」
這裡的現實有很多種,有一部分是金錢上的現實,也有另一部分是你們到底能不能走下去的現實。這也是很多男孩女孩心裡過不去的坎,因為你覺得好的、她覺得不好,妳想要的、他覺得還好而已,這其實也牽扯到一個最重要的問題:
⭐️你們是否擁有一致的價值觀?
這是非常重要的,因為籌辦婚禮或婚宴的經費可大可小,戶政事務所領表、填寫、換發身分證或遷戶口的費用非常便宜而且方便,先預約的話週六週日也都可以幫你辦理,但這通常都不是最重要的問題。
舉例來說,婚紗,一般來說,撇除那些高級訂製婚紗不說,婚紗禮服通常單租一白一晚至少至少要8000,如果有包婚攝跟婚紗照當然會有折扣。但如果你沒有這麼多的預算或者不想要太死板的款式,你就需要花更多時間去奧莉薇之類的二手禮服店淘,或者買輕婚紗、租古董婚紗等等,總之,都有替代的方案,但就是要花時間。
又或者婚宴的場地,大飯店、餐廳、婚宴會館、辦桌的價差可能都會非常大,如果不能大手大腳地花,那到底哪一種最適合你們?我不建議大家去聽三姑六婆的,因為她們通常都是當主婚人或者媒人,早已不懂得行情,你可以問問跟你比較差不多年紀的新婚人士,通常會有很不錯的答案。
這些都是需要非常冷靜客觀來看待的問題,而且這都是溝通的問題。我常聽到有一方不想拍婚紗、而另一方想拍,或者有一邊想要戒指、另一邊不想,有時候說服對方的說法通常都非常蠢「過日子比較重要,不要亂花錢」,這句話很常踩到對方的雷,因為這話隱喻著「你亂花錢不節制」或者「你在揮霍我們的未來」。
而對另一方而言,他們不是不能理解經費有限、需要認真評估,但他們想需要的是尊重跟理解,或許還有一種被寵愛的感覺,有另一種說法是「如果婚前連這個都小氣,婚後還得了」。更重要的是儀式跟紀念,一種在很多年後還能留下的紀念。這就是價值觀的問題了,如果雙方在此時感情用事,馬上就能吵到分手。
大概我這陣子執行不同專案養成了一種奇怪的職業病,我非常喜歡用SWOT、甘特圖、流程表與預算表等東西來整理人生的大問題。
EXCEL是一種很玄的東西,它沒有很好用,但它有種不可思議的無聊感,會強迫你把很多情緒化的東西壓扁、折平、簡化然後塞進去格子裡,當你在key東西進去時,就能慢慢冷靜下來,去思考「這真的有必要嗎?」或者「要死了,這個還沒下單」。
㊙️我強烈建議各位先從預算表開始做起,而且要抓準一個原則「低估收入、高估支出」,所有你想得到的支出都通通塞進去,然後SUM拉下去之後,出來的數字真的會讓你嚇掉一身毛,然後你才會知道什麼東西其實可以不要花、什麼東西可以替代。
做完預算表之後,接著就是拉出甘特圖,在婚禮往後推的什麼時間點,你要完成哪些東西(我自己之前很喜歡用ASANA,但後來覺得它太麻煩了很不直覺)。但最重要的,請一定要有留一個時間點跟需要參與其中的長輩對一下他們要做的事情。
接下來就是流程表跟人員工作分配表,以確認當天來的人都知道自己要幹什麼。
💖💖💖💖💖然後,最最重要的來了:
找到最強的總召、總招待跟場控!!!
這三個人非常非常重要,總召負責處理錢的問題,包含廠商款項的支付、廠商幾點進場幾點撤場、發便當等等,總招待負責外場的人,幾點幾分有誰會在哪裡。場控負責流程進行,幾點幾分新郎新娘應該去哪裡。
這三個人一定要找好,不要找那種丟三落四又很ㄎ一ㄤ的嗨咖,嗨咖留在很鬧的賓客區炒氣氛就好。新人不要想要在那天處理任何細節問題,因為你沒時間,如果這三個人找得好,你就上天堂了~~~找不好,你那天真的會非常非常慘。
我非常幸運,在我婚禮那天不是只有三個很強的朋友,是整個Team都超罩,他們聚在一起的話,要統治台中市感覺都不是問題啊。
總之,這些問題都非常非常繁瑣,如果你太早就投入感情,會覺得非常疲憊、怎麼事事都不如所願,在快則三個月、長可以到半年一年的過程中,你的伴侶可能也會因此感受到壓力,但事實上,這些都是可以解決的。
❤️如果婚禮/婚宴是人生出新手村的關卡,你們是隊友而不是敵人,但反過來,如果應該是隊友的人無法有隊友的自覺,你就應該考慮是不是要一起組隊下去。這不是人生的最巔峰、不是一生只有一次的盛典,是一場資格賽,如果對方跟你無法走下去,請你趁早回頭,不要委屈。
❤️❤️愛情需要激情跟火花,但激情跟火花沒有理性是無法長久燃燒的,在平靜穩定、有餘裕的狀態下,人才能去想要怎樣製造火花,當你每天都累得要死、下班還要面對崩潰的另一半時,再多的愛也都只是愛你去死而已。
希望大家順順利利~~~~幸福美滿~~~
Photo by Ian 婚禮攝影
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基本操作介面雖然是英文,但文字欄位能支援中文,所以不用太擔心介面的問題~ 至於專案規劃常用的甘特圖,Asana也有額外的插件『Instagantt』來支援團隊領導人進行製作 ... ... <看更多>