【在職場，寫了Email卻得不到回信？有時候，對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說，無論是開發或者聯絡，你是否準確的表達，常常決定了對方是否要回覆，也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問，他說一週前，他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫，但對方遲遲沒有回覆，眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了，到時認證要是沒拿到，公司就不能賣相關產品，造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人，卻又等不到回覆的情境，你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢？明明這些要求都很簡單啊，明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已，手指頭在鍵盤敲個幾下，就可以回信了不是嗎？為什麼都過了一週，卻還沒有消息呢？
其實，我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧，而是「#沒有理由(no reason)」，意思就是：有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事，但卻都沒解釋「為什麼」，看得他滿頭問號，覺得「我有義務做這些事嗎？」應該沒有很急吧？有時甚至遇到要求涉及機密，更讓他不知所措，乾脆統統不回，收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子：
Could you please send me the latest figure by Jan 11?（可以請你在1月11之前寄給我報告嗎？）
文法正確，但字面上因為少了「為什麼」的解釋，無法令人感受到回信的「急迫性」！
這時只要善用 so that（如此一來），在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」，例如，對方只要回信就能：解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等，對收件者「明示」若不早點回信，可能會造成的影響是什麼。
比方說：Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?（請在1月11日之前寄回報告，如此一來我們才能在截止日期前完成測試。）
看完 so that 之後的原因後，收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的，自然就會加速回信囉！
所以，想要加速對方回信，其實很簡單！就是：給對方一個理由，告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中，「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧！因為不用面對面即時回應，我們有充足的時間，可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神，還有其他各類工具來幫助我們。
這門Joy老師的【商務Email的結構化寫作法】課程，非常強調 #即戰力，把所有壓箱寶一次交給大家，目標是讓大家隔天就能看出明顯的進步。
>>https://bit.ly/38IxaxW
陌生開發英文信 在 [閒聊] 開發真的好辛苦- 精華區intltrade - 批踢踢實業坊 的美食出口停車場
最近剛從小業助跳成國外業務 負責歐洲地區
每天六點半下班後 吃完飯休息一下 就開始打電話給歐洲客人
因為寫信給他們都石沉大海 一百封回的只有兩三封 這應該還算可以了
所以要一直打電話跟他們要pm的email
可他們常常接線生 轉來轉去 也不曉得他們到底有沒有幫我轉到對的人
要的email也常因為他們說的英文不是很懂 而得到錯的email
然後又要重新打電話過去 然後又轉來轉去不知道轉給誰
光在要email階段上花了好多好多時間 寄給他們 又都沒下文
打了一兩個禮拜 覺的好沮喪
想直接跟他們介紹產品 又不知道是不是跟對的人說 他們也可能聽不懂
我更覺得他們不想聽我說 囧
開始不喜歡白天工作一天 晚上還要孤單躲在房裡打電話
羨慕別人可以跟國外客戶成為好朋友 可我卻還在辛苦開發中T_T
不知道是開發成功後 就不用再這樣晚上打電話了 可以白天回回email
晚上享受自己的時間 如果即使開發成功後 晚上還要這樣拼命的工作
我可能就有點吃不消了
辛苦的國外業務 你們一開始開發也都是像我這樣嗎
你們現在晚上還是要拼命工作連絡客人嗎
還是只要白天回回mail就好了
哀~~~牢騷發完了，明天歐洲好像放假，可以休息一下了
--
※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)
◆ From: 220.137.84.88
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作者: lucky1218 (瞳) 看板: intltrade
標題: Re: [閒聊] 開發真的好辛苦
時間: Thu May 21 19:51:27 2009
※ 引述《yoyowo (誰能告訴我)》之銘言：
: 最近剛從小業助跳成國外業務 負責歐洲地區
: 每天六點半下班後 吃完飯休息一下 就開始打電話給歐洲客人
不知原 po 是否能在上班時間打電話去呢？
台灣下午3點就是歐洲早上9點了，到下班時間6:30有很多機會可以打，
而且對方剛上班時通常比較有空聽你講。
: 因為寫信給他們都石沉大海 一百封回的只有兩三封 這應該還算可以了
: 所以要一直打電話跟他們要pm的email
: 可他們常常接線生 轉來轉去 也不曉得他們到底有沒有幫我轉到對的人
在打電話前，要先想好你是要接哪個部門，
如果對方公司有網站，可以研究一下他們的部門怎樣分
(多數公司在網站上都有寫有什麼部門)
打電話去可以直接請總機轉接採購部或sales/marketing等部門，
不用讓總機幫你想要轉哪裡 (我遇過總機反問我要轉哪個部門的 XDrz)
: 要的email也常因為他們說的英文不是很懂 而得到錯的email
歐洲人在報 email 時，很容易唸成他們自己國家的字母發音，
你可以反問：你說的 E 是指 elephant 的 E 嗎？
L 是指 London 的 L 嗎？類似這種的，
之後再重覆報一次對方的Email給他聽，讀慢一點，
因為他們有時候對英文字母的發音反應不過來，很容易聽錯或報錯。
: 然後又要重新打電話過去 然後又轉來轉去不知道轉給誰
在第一次打電話時，就算沒有接到負責人，也一定要問出負責人的名字/分機/Email，
下次打電話時才能直接告訴總機你要找某某先生/小姐，否則就很難找到人，無限迴圈...
: 光在要email階段上花了好多好多時間 寄給他們 又都沒下文
: 打了一兩個禮拜 覺的好沮喪
: 想直接跟他們介紹產品 又不知道是不是跟對的人說 他們也可能聽不懂
: 我更覺得他們不想聽我說 囧
在電話中你可以簡單說明你想推薦什麼產品，
並告訴對方：我認為寫email向您詳細介紹敝公司和產品會更好，您認為呢？
通常用反問的方式，很少人不接受的。
掛斷電話後馬上寄信 (用outlook的話加讀取回條這項)，就能確認對方是否有收到信。
過2天再打電話去確認一次，對方是否看過信了，感想如何，有興趣嗎？
如果對方說公司內還在討論，就下星期再追一次，
一開始大約2~3天追一次，之後就1星期追一次 (就是要讓對方記得我是誰！)
如果對方說沒興趣，可以再換個方式再推薦一次，
要讓對方感受到你們是真的很想推薦品質優良的產品，
而不是只是打電話或寫信來"盧"對方買自家產品。
希望這篇有點像心得的內容能對原 po 有幫助 XD
---
我進我們公司一年半了，到現在仍在開發，
除了日本不屬於我的範圍外，其他講英文的都要我負責 (小公司人員少)
不過我們是進口商，開發時推銷的是我們公司的信譽和行銷能力，
和原 po 賣產品的立場不同，但我想多少有點相關吧。
成功的機率蠻高的，不過通常合作告吹的原因是賣方的東西太貴... orz
--
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作者: yoyowo (誰能告訴我) 看板: intltrade
標題: Re: [閒聊] 開發真的好辛苦
時間: Sat May 23 00:05:15 2009
謝謝大家的分享與指教
我是要開發歐洲全新的市場 所以白天寄開發信處理一點雜事 晚上就要打電話
打電話主要是為了要到對的人的mail 然後寄我們產品資訊 再打電話詢問有沒有意願合作
因為常常他們看完信就忘了 除非是真的很有興趣
但是公司大的常會被總機要求先寄給他 他再轉寄 真的有沒有轉記我也不知道
要不就是總機說若他們有興趣他們會主動回我 想當然他們回的機率是零吧
最常就是打過去他們對應窗口人不在 然後就要一直打一直打.....
(歐洲人很常一天到晚都放假的樣子)
這樣一直做重複動作 然後大家不是說他們有相似產品就說現在他們沒興趣
讓我真的很沮喪 囧
當然這些失敗的潛在客戶可能一兩個月後要再打去試試
因為可能我打電話過去的時間不對而遭到拒絕
可我很想請問板上的大大 因為我找潛在客戶都是從競爭對手現有的通路去找
所以他們常常回覆我說他們有類似產品了
剛開始我都傻傻說 喔 好 謝謝你 掰掰
可我覺得我好像太消極 因為我們就是為了吃掉競爭對手的市佔率不是嗎
所以今天有一通 我就跟他說 我可以提供更好的品質與價格
然後這位客戶本來他沒興趣 他就改口說 好 那你把你價格寄來 我們再來決定
雖然有點擔心他是對價格有興趣 會不會有可能他跟某位競爭對手很要好
就把我們價格講出去 那競爭對手就有機會降價 那我們就更難做進去
但至少不是消極的掛斷電話 是有邁進小小的一步
可是當板上的大大 你們遇到這種情形時 你們都怎麼突破困境阿
我好想要有訂單阿~~~ 我不想再只是打電話要email阿
我好想要幫公司拉到客戶阿~~~~
大大們 多分享你們的開發血淚史吧 多給我們這些菜鳥一點建議吧
※ 引述《lucky1218 (瞳)》之銘言：
: ※ 引述《yoyowo (誰能告訴我)》之銘言：
: : 最近剛從小業助跳成國外業務 負責歐洲地區
: : 每天六點半下班後 吃完飯休息一下 就開始打電話給歐洲客人
: 不知原 po 是否能在上班時間打電話去呢？
: 台灣下午3點就是歐洲早上9點了，到下班時間6:30有很多機會可以打，
: 而且對方剛上班時通常比較有空聽你講。
: : 因為寫信給他們都石沉大海 一百封回的只有兩三封 這應該還算可以了
: : 所以要一直打電話跟他們要pm的email
: : 可他們常常接線生 轉來轉去 也不曉得他們到底有沒有幫我轉到對的人
: 在打電話前，要先想好你是要接哪個部門，
: 如果對方公司有網站，可以研究一下他們的部門怎樣分
: (多數公司在網站上都有寫有什麼部門)
: 打電話去可以直接請總機轉接採購部或sales/marketing等部門，
: 不用讓總機幫你想要轉哪裡 (我遇過總機反問我要轉哪個部門的 XDrz)
: : 要的email也常因為他們說的英文不是很懂 而得到錯的email
: 歐洲人在報 email 時，很容易唸成他們自己國家的字母發音，
: 你可以反問：你說的 E 是指 elephant 的 E 嗎？
: L 是指 London 的 L 嗎？類似這種的，
: 之後再重覆報一次對方的Email給他聽，讀慢一點，
: 因為他們有時候對英文字母的發音反應不過來，很容易聽錯或報錯。
: : 然後又要重新打電話過去 然後又轉來轉去不知道轉給誰
: 在第一次打電話時，就算沒有接到負責人，也一定要問出負責人的名字/分機/Email，
: 下次打電話時才能直接告訴總機你要找某某先生/小姐，否則就很難找到人，無限迴圈...
: : 光在要email階段上花了好多好多時間 寄給他們 又都沒下文
: : 打了一兩個禮拜 覺的好沮喪
: : 想直接跟他們介紹產品 又不知道是不是跟對的人說 他們也可能聽不懂
: : 我更覺得他們不想聽我說 囧
: 在電話中你可以簡單說明你想推薦什麼產品，
: 並告訴對方：我認為寫email向您詳細介紹敝公司和產品會更好，您認為呢？
: 通常用反問的方式，很少人不接受的。
: 掛斷電話後馬上寄信 (用outlook的話加讀取回條這項)，就能確認對方是否有收到信。
: 過2天再打電話去確認一次，對方是否看過信了，感想如何，有興趣嗎？
: 如果對方說公司內還在討論，就下星期再追一次，
: 一開始大約2~3天追一次，之後就1星期追一次 (就是要讓對方記得我是誰！)
: 如果對方說沒興趣，可以再換個方式再推薦一次，
: 要讓對方感受到你們是真的很想推薦品質優良的產品，
: 而不是只是打電話或寫信來"盧"對方買自家產品。
: 希望這篇有點像心得的內容能對原 po 有幫助 XD
: ---
: 我進我們公司一年半了，到現在仍在開發，
: 除了日本不屬於我的範圍外，其他講英文的都要我負責 (小公司人員少)
: 不過我們是進口商，開發時推銷的是我們公司的信譽和行銷能力，
: 和原 po 賣產品的立場不同，但我想多少有點相關吧。
: 成功的機率蠻高的，不過通常合作告吹的原因是賣方的東西太貴... orz
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