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[心得] ERP現金收支表Excel函數補上月份 ; 看板 Accounting ; 作者 moodyblue ; 時間 2020-04-22 07:48:05 ; 留言 1則留言，1人參與討論 ; 推噓 1 ( 1推 0噓 0→ ). ... <看更多>
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ERP現金收支表沒有月份？MID函數再搭配VLOOKUP補上，或者MATCH與INDEX雙劍合璧
網誌圖文版：
https://www.b88104069.com/archives/4478
ERP系統報表難免不足，可利用Excel函數補全。本文以現金收支表為例，先以MID函數取
單據編號，再以VLOOKUP函數帶出月份，接著重點介紹MATCH與INDEX函數的經典組合。
銀行出納的ERP現金收支表沒有月份欄位
已經導入ERP的企業，通常系統單據會有一定的編碼原則，很常見的會分成兩個部份：「
單頭」+「單身」，單頭為單據性質，慣例至少會有一碼區分是哪個模塊所屬的單據，所
以「CA」可能表示是現金及銀行模組的單據，單身為單據編號，慣例至少會有幾碼區分是
哪個期間所屬的單據，所以「1801」應該就表示是18年1月份的單據。
整理原始資料時，瞭解編碼原則是相當基本的工作，唯有確認了ERP系統、存貨、固定資
產、客戶地區等編碼原則，才能依照種種條件進行統計分析。本節即以現金收支表中的單
據編號，分享如何將其中的月份抽離出來成為單獨欄位，順便介紹如何以MATCH與INDEX函
數的組合，執行會計工作上非常實用的VLOOKUP查找功能。
MID、VLOOKUP、MATCH、INDEX函數實務應用
一、現金收支明細表，單據編號「CA-180101001」中的「1801」為開單當時的年月期間，
系統跑出來的報表並沒有月份的欄位，現在基於資料統計的需要，希望藉助Excel工具，
新增一個獨立的月份欄位。
二、首先以MID文字函數將單據編號中的月份提取出來：「=MID(A2,6,2)」，意思是從儲
存格A2內容中的第六個字元開始，取出兩個字元，計算結果即為「01」。
三、雖然上個步驟的「01」到「12」已經表達出月份了，希望報表更加豐富一點，特別編
製了一個月份英文簡稱的對照表，從「Jan」到「Dec」，所以現在任務變成是，如何從「
01」轉換成「Jan」、「12」轉換成「Dec」。
四、像這樣的任務，熟悉Excel的讀者應該都會想到Vlookup：「
=VLOOKUP(E2,'3'!A:B,2,0)」，有興趣讀者可以參考《會計人的Excel小教室》第三章「
VLOOKUP函數應用」，有一整章五個小節完整介紹VLOOKUP函數在實務工作上的應用。
五、接下來進行這一節的重點，首先設計函數公式：「=MATCH(E2,'3'!A:A,1)」，表示以
MATCH函數得到「01」在第三步驟月份對照表A欄的順序，第三個參數「1」和VLOOKUP函數
第四個參數作用類似，這裡「1」表示條件值必須完全相同。
如果是第一次使用MTACH函數，對於這函數有些陌生，可以將滑鼠游標移到資料編輯列該
函數的位置，點擊左邊的「fx」，即會跳出「函數引數」視窗，有關於此函數及其參數的
簡要說明，甚至可以點選最左下角的「函數說明」，可以超連結到微軟官方的支援中心，
會有更加詳細的解說。
六、在MTACH函數的基礎上，設計函數公式：「=INDEX('3'!B:B,G2)」，表示以MATCH公式
所得到的月份順序，再傳回相對應的月份英文簡稱。
七、將月份英文簡稱的對照表貼到此工作表上，如此在參照引用時較為直覺，再將MATCH
和INDEX的公式合併：「=INDEX(L:L,MATCH(E2,K:K,1))」。
VLOOKUP函數與INDEX、MATCH組合兩者比較
通常會以VLOOKUP函數依照條件傳回相對應位置的儲存格內容，不過在Excel還可以MATCH
和INDEX函數搭配運用，也能完成和VLOOKUP同樣的任務。VLOOKUP是以一整個表格作為查
找範圍，INDEX(MATCH())是直接以某一陣列範圍作為查找對象，因此VLOOKUP較為直覺容
易理解，但是Excel計算處理可能較花時間，INDEX(MATCH())的函數公式複雜一些，但是
執行時較有效率，而且靈活性較高，工作中可依照實際狀況選擇合適方案。
延伸閱讀：
Indirect、Match、Row這三個Excel函數組合，竟然足以搜尋任何關鍵字重組報表
https://www.b88104069.com/archives/4411
報表並不難，聰明使用Excel，瞬間搞定工作大小事
https://www.b88104069.com/archives/4408
Excel如何以切片器快速切換直條圖分析對象
https://www.b88104069.com/archives/4397
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