📌1 張圖掌握專案進度:甘特圖(Gantt Chart)是在 1910 年由亨利·甘特提出,甘特圖可以協助管理者掌握專案的範圍、時間、人力成本,並且隨著專案的推進,也能快速掌握各項工作當前的進度,隨時進行調整
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🔍簡易版甘特圖:使用 Excel 就能完成
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👉時間進度可以按照專案大小、目的,自行調整時間單位,例如:天、週或月
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👉專案範圍必須拆分成工作項目,記得利用英文字母或數字進行編號,方便後續溝通
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👉每項工作都要有對應的負責人,以方便後續的追蹤或是人力調整
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🔍簡易版甘特圖可以用 Excel 製作與管理,但如果專案較為複雜或是團隊規模稍大,建議可以使用專業的甘特圖軟體,在調整上會方便許多,效率也會比較好,未來有機會再介紹甘特圖的進階版本和軟體
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📌3 個專案管理的元素:專案的品質取決於 3 個元素:範圍、成本、時間
1.範圍:為了交付專案成果,要完成哪些工作
2.成本:可用於此專案的預算
3.時間:完成專案所有工作所需要的時間
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👉專案管理三角形 Project Management Triangle
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🔍一但針對某個元素進行調整,至少會影響到一項其他元素,舉例來說:如果想要縮短專案時間,就要投入更多成本或是縮小範圍
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👉以旅行為例:
1.如果想去更多行程(範圍),就必須增加交通成本或是增加旅遊時間
2.如果想減少成本,就必須減少行程或是增加時間(從高鐵變火車)
3.如果想縮短時間,就必須減少行程(範圍)或是增加成本(從火車變高鐵)
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🔍但在不同的專案中,對不同的利害關係人來說,每個元素的重要性也不同,也不是每個元素都可以進行調整,舉例來說:蓋核能電廠不能降低品質、奧運不能任意變更時間、客戶最在意的可能是成本預算、開發產品最在意的可能是範圍
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👉在實際的經驗中,每個專案都會在過程中進行調整,因為牽涉的因素很多,例如:專案掌握程度、客戶需求變更、團隊成員變動、時程調整等等,而專案成功的關鍵不只是管理專案內容,還要懂得管理每個人的期待,畢竟旅行最重要的不是去哪裡,而是和誰一起
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