從前,我零零碎碎的看著許多簡報技巧,有人說套用模板可以讓簡報升級、有人說配色的選用可以跳脫老舊模板、有人說平面化圖示的使用可以更簡潔、有人說善用動畫可讓簡報更活潑、有人說報個案就是以半結構式的框架報告即可,有了概念但缺少了師父領進門,自己的練功真的走火入魔、曠日廢時。
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過往,我做著許多令人望之生怯的簡報,這些充斥在我每天的生活之中,令人麻木:無關緊要的開頭、不知所以的結尾、字體的混亂、爆炸的資訊、平面化圖示的不統一、頁面的不協調、影片的不熟稔、功能的不熟悉,一次次表現自己的機會,就在虛以委蛇的掌聲中從指縫中流逝。
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在新思惟國際,蔡欣宇醫師就如一位攝影家,注重每一個微小的角度、光影、細節,適時的加入巧思;蔡依橙校長就如一位拳擊手,隨時準備一拳斃命。欣宇學姊注重的概念我歸納為三:配置、配色、配合;校長的思想核心我歸納有三:以觀眾為本位、台上一分鐘,台下十年功、謀事在人,簡報次之。
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若你問我,這筆學費、這個美好假期、這趟學習之旅值得嗎?我會告訴你,值得!就如同你努力讓別人的人生過得更好,你也值得來新思惟讓你的人生過得更好。
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資訊過多,常常不知如何取捨,如何去蕪存菁只留下重要資訊,讓聽眾秒懂,並留下深刻印象?
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很多人對於投影片裡的文字處理的確是常常遇到困難,遇到朋友問我們,投影片的文字就是那麼多,我不知道怎麼精簡,怎麼辦?
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會遇到這種問題,通常有兩個原因:
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第一,您對於自己要演講的內容不熟,所以您不敢刪文字,或是不知道重點在哪裡。
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第二,您就是不敢刪(您會覺得好像要把該有的文字,全放上去才不會被長官電。因為大家都這樣做 XD)。
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所以,首先,您要先熟悉自己的演講內容,然後問自己,整個演講的重點在哪裡?(盡量不要超過三個重點)。
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接著,拋開舊有的觀念,讓簡報從零開始。不要一開始就把所有期刊上,或是書本上的內容 copy and paste 到投影片上,這樣會面臨刪不掉的窘境。
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所以,請從零開始,讓投影片一開始就是空白的,然後加上您想講的內容重點(通常這樣的方式,您就不會加上整句廢話了),會比較容易些喔!
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至於文字部分轉化為資訊化圖表,這倒是不困難,醫學上常會遇到統計相關的數字或是文字,這時我們可以將內容轉成相對應的直條圖、長方圖或是圓餅圖(這些在「從醫學的專業性出發」那堂課,都會有很清楚的解釋示範),就可以達到視覺化的功效啦!
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如何在有限的時間內,有效率地完成簡報?
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這是很多人會遇到的問題,畢竟我們常常被臨時指派一份 paper,更慘的是當天還要值班,然後隔天 morning meeting 報告(眼神死)。
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這個問題首先要考量的,是我們的時間成本,以及這個報告對我們重不重要。重不重要,當然包括對你自己很重要,或是對老闆很重要。
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在這個前提下,重要的報告,我們當然需要更多的精力去完成,相對比較不重要的報告,我們可以做到基本水準就好了,免得老闆直接拿去使用,也可以節省我們自己的時間,來得及當然最重要。
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要讓製作簡報速度加快的不二法門,當然是不斷的練習,但我們同時也建議,在平時練習過程中,建立出自己的一套範本(但是拜託千萬不要使用任何內建範本 XD)。
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有了範本,接下來的工作當然就是先熟悉要報告的東西,之後再把內容套到範本上,這樣一來,製作簡報的速度就會快,你也比較會知道哪些東西需要取捨、要怎麼呈現出重點!
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以下為本段內容文稿:
出來行走江湖久了,你可能會認識一種人,尤其在職場上喔,就是這樣的人喔,他們每天幾乎都是最早到公司,而最晚下班。
他花很多時間在工作,可是他的工作績效並不好;每到年終考核的時候,他都會標榜自己有多努力、有付出多少的時間。
然後最後撂下一句話,你看我的出勤記錄,我是多麼早進公司,而多麼晚離開辦公室…。
然而今天呢,我就要從心理學的角度,來跟你分享這樣的一個狀況,對於其他人會有什麼影響?
其實在心理學裡面,把這樣的狀況標定為一個名詞,叫做「輸入偏差」。
「輸入偏差」的意思,就是我們常常會用事情的表象資訊,比如說對這一個人來說,他在辦公室的時間來判斷結果。
好像他時間待的越久、待的越長就是越努力,但其實呢,這個資訊跟結果其實是不相干的。
一個人在辦公室花很多時間,只能證明他花很多時間;不等於他花的這麼多時間,是有質量、是有價值的。
可是呢,也因為「輸入偏差」這樣的概念,我們常常會有一個錯覺,叫做如果我花很多時間,花很多錢,去努力一件事情,我就能夠得到高品質的結果。
就像我常常說的,這是一種為了做而做、為了努力而努力,但是卻沒有搞清楚狀況的一個反應。
其實這樣的內在狀況,有一些公司還利用了我們「輸入偏差」的心理,來讓我們感覺到這是一個很有價值的產品。
比如說,在國外有一個國家自行車產業公司,他們是專門生產客制化的腳踏車。他們的作業流程,是在收到訂單的三個禮拜之後出貨。
可是事實上,組裝一台腳踏車只需要花三個小時,如果以這家公司的生產方式,它要提升出貨的速度,根本沒有任何的問題。可是他們卻認為哦,消費者可能對於他們快速出貨會有所誤解。
他們想法就是,如果一個商品需要等很久才拿到,那麼消費者,就會覺得他們所定制的客制化商品,是經過長時間精心打造的;所以價值絕對可以比那些快速出貨,大量製造的商品來得更有價值。
所以你看「輸入偏差」這樣的想法,對於一些商人來說還真是好用哦!
而且不止如此,在佛羅里達的大西洋大學的教授,奇耐德跟史衛澤,他們也一起做了一個很有趣的實驗,來測試「輸入偏差」的現象。
他們先找一個人,針對電子墨水做了一個七分半鐘的簡報,並且錄影下來。
而接下來,他們邀請了63個大學生,來聽這一場簡報,並且回答有關簡報品質,就是簡報到底說的好不好的一些問題。
不過呢,在他們聽完簡報和回答問題之前,實驗人員會先告訴這些受試者,這一個講者,他花了多少時間在準備這一場簡報。
有一半的人,被告知這一個講者花了8小時34分鐘,去準備這一場簡報;而另外一半的受試者,則被告知說,這一個講者的準備時間只有37分鐘。
在接收到這些訊息之後,所有的受試者就要針對簡報的幾個面向,包含簡報的資訊品質、組織架構…等等的細節,去做一些評估。
而受試者也必須回答,當他們知道講者準備的時間長短之後,會不會影響了他們的評估結果,以及他們是否認為講者準備時間的長短,應該納入評估的指標?
結果你知道嗎?實驗告訴我們,認為講者準備時間很長的受試者,打的分數都會比較高;就算是他們已經先表態,準備的時間不應該納入評估的標準的受試者。
其實所有的受試者裡面,有65%他們的主觀意識上,覺得準備時間的長短,跟他們表現是無關的;但是最終評估簡報者表現是否足夠好的結果,顯然沒有支持這樣的一個表面意識。
而且呢,也有67%的人認為,就算知道講者準備的時間,也不會影響評估的結果;顯然到最後他們覺得這個講者講的好不好,也沒有支持他們自己的主觀認知。
因為所有的結果都告訴我們,當他們知道講者準備的時間很長,他們幾乎都會給那一個人打比較高的分數。
可現在問題來了,因為這樣的輸入偏差,我們呢,不管身為一個消費者,還是一個主動的行為者,我們都會有一個錯覺,叫做「花越多時間越好」。
這個部分就讓我想到,在我自己的線上課程【過好人生學】裡面,一再強調的一點,就是呢,我們在面對人生的時候,我們常常會犯一個錯誤叫做「堅持妄想症」。
我們常常會以為戲台下坐久了就是你的,但是事實上,如果你沒有搞清楚狀況,戲台下坐的再久,你只會得到滿身的灰塵。
其實我聽過有人說一句話,叫做「人生喔,選擇比努力來的更為重要」。基本上我認同,但是如果要我來講,我說選擇跟努力「一樣重要」。
現在的關鍵就在於,如果你已經先願意努力了,那麼你的選擇有沒有去評估,你有沒有在每個過程當中,去為自己設下一些檢核點,去看看自己的結果如何,並且去調整自己的腳步?
這就說到,其實為什麼我要推出【過好人生學】?
因為我發現太多人,要麼呢就期待一個終極版本的答案,好像人生只要做對一個決定,從此以後就萬事太平,其實天底下沒有這種事!
我回觀我自己的人生,我無時無刻的在重新做選擇;但是我重新做選擇的每一次,之所以能夠幫助我生命更能夠前進,是因為第一個我先願意選擇,第二個我不斷去檢核結果。
然而第二個部分呢,在這個過程當中,反而我會很嚴格的去檢查我自己,如果我已經花了那麼多時間,如果我已經這麼努力了,那到底我有沒有得到,我想得到的呢?
可是我發現有太多的人,他真的只是為了努力而努力、為了花時間而花時間;好像呢,還把自己塑造成一種悲劇英雄的感覺。
你看!我有多努力,你看!我花了多少時間,你看!我花了多少心力,所以…怎麼樣呢?所以老闆就要給你加薪嗎?所以你就可以得到你要的嗎?
其實真實生命不是如此,記得「輸入偏差」到最後偏差的是你的人生,還有你看待人生的方式,切記、切記啊!
希望今天的分享,能夠帶給你一些啟發與幫助,我是凱宇。
如果你喜歡我製作的內容,請記得訂閱我們的頻道,並且分享給你的朋友們;然而如果你對於啟點文化的商品,或課程有興趣的話,如同今天所提到的【過好人生學】這一門線上課程。
我想生涯是一個很大的議題,所以呢,這一門課並不是要給你答案,而是幫助你建立找到適合自己答案的方法。
很期待你的加入,相關連結在我們的影片說明裡都有,希望我能夠跟你一起前進,讓我們一起過一個更好的人生。
今天的內容就跟你分享到這邊了,謝謝你的收聽,我們再會。
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